A mudança de tributação do Simples para Lucro Real, muitas vezes, é necessária quando o regime “simplificado” deixa de acompanhar a realidade da empresa. 

Porém, está longe de ser uma decisão fácil, já que uma transição para um modelo de tributação tão diferente quando o do Lucro Real pode até mesmo inviabilizar o negócio.

O Grupo 14D é uma Contabilidade especializada em empresas do Lucro Real e vamos mostrar para você todos os cenários que devem ser avaliados antes de tomar essa importante decisão. 

Quando é obrigatório sair do Simples Nacional e migrar para outro regime?

A situação mais comum é o excesso de faturamento. Quando você ultrapassa o limite anual do Simples, a empresa pode ser excluída do regime. 

O ponto que muda tudo é como esse excesso acontece. 

Dependendo do volume e do momento do ano em que ele ocorre, a exclusão pode valer apenas no ano seguinte ou pode ter efeito ainda dentro do mesmo ano-calendário, com exigência de recolhimento conforme o regime novo.

Os gatilhos mais frequentes de saída obrigatória do Simples são:

• Excesso de faturamento no ano: A empresa estoura o teto e precisa sair. A data e a forma de reenquadramento variam conforme o tamanho do excesso e quando ele aconteceu.
• Atividade que não pode permanecer no Simples: A empresa passa a exercer uma atividade vedada ou altera o escopo do negócio para algo incompatível com o regime.
• Mudança na estrutura societária: Entrada de sócio PJ, participação em outra empresa, reorganizações societárias ou estrutura que passa a violar as regras do Simples.

Leia mais: Quando fazer a mudança do Lucro Presumido para o Lucro Real?

Qual é a diferença entre Simples Nacional e Lucro Real na prática tributária?

As diferenças são grandes e, por isso, precisam ser analisadas com muito cuidado antes da mudança da tributação do Simples para o Lucro Real.

Simples Nacional

No Simples Nacional, como você sabe, a tributação é calculada sobre o faturamento bruto.

Ou seja, sua empresa recolhe tudo em uma guia mensal e a alíquota varia conforme faixa de receita e atividade. 

Isso significa que:

• O imposto nasce da receita, mesmo quando o mês foi fraco;
• Margem apertada ou despesa alta não reduzem o valor do imposto;
• A previsibilidade é maior, porque a lógica é mais direta;
• O potencial de créditos sobre custos e despesas é muito limitado;
• Com crescimento, o Simples pode ficar caro sem você perceber de imediato, porque a dor aparece aos poucos.
  

Lucro Real

No Lucro Real, IRPJ e CSLL são calculados sobre o lucro efetivo apurado, com base contábil e ajustes fiscais. 

Isso muda a forma de tributar e aumenta a exigência de controle, porque a contabilidade passa a ser a base da apuração.

Na prática, isso quer dizer que:

• O imposto acompanha o resultado, e não mais o faturamento;
• Custos e despesas dedutíveis passam a ter peso real na base de cálculo;
• PIS e Cofins geralmente seguem a lógica não cumulativa, com possibilidade de crédito;
• A rotina exige contabilidade bem fechada, com conciliação e documentação organizada;
• Erro de classificação, cadastro ou lançamento resulta em imposto calculado errado e crédito perdido.

Leia mais: O que muda com a reforma tributária para indústrias?

Em quais situações a migração do Simples para o Lucro Real pode reduzir impostos?

O Lucro Real faz sentido quando a tributação precisa refletir a estrutura real da empresa, considerando margem, custo, compras, investimentos e a rotina de controle.

Os cenários mais comuns em que o Lucro Real pode reduzir a carga são:

• Margem líquida mais apertada: No Simples, você paga sobre receita mesmo quando sobra pouco no fim do mês. No Lucro Real, o imposto acompanha o lucro apurado, e isso muda bastante a conta em operação de margem fina.
• Despesas operacionais relevantes e bem registradas: Empresa que tem custo de estrutura bem montada e consegue documentar e classificar isso corretamente tende a aproveitar melhor a lógica do Lucro Real, porque despesa dedutível reduz a base de IRPJ e CSLL.
• Oscilação de resultado ao longo do ano: Negócio que tem sazonalidade, meses ruins e meses bons costuma sentir o Simples como um peso constante. No Lucro Real, o imposto acompanha o resultado e a empresa não paga IRPJ/CSLL da mesma forma quando o lucro cai ou quando há prejuízo.
• Estrutura de compras e serviços com potencial de crédito de PIS/Cofins: Se você compra muito, contrata serviço essencial com frequência e consegue sustentar documentação e classificação, o crédito na sistemática não cumulativa pode ser relevante.
• Operação que exige investimento e tem ciclo de expansão: Empresas em fase de investimento, contratação e estruturação tendem a ter um período em que o lucro fica comprimido. No Simples, o imposto segue pesado. No Lucro Real, a carga tende a refletir melhor esse momento.
• Folha, encargos e custos fixos altos em relação ao faturamento: Quando a estrutura é pesada, o Simples muitas vezes traz um imposto descolado do resultado. No Lucro Real, esse tipo de estrutura aparece na apuração de lucro e muda a base tributável.

Essas são apenas alguns dos principais pontos que devem ser analisados. 

A resposta definitiva só pode ser dada após uma análise contábil minuciosa, comparando Simples, Presumido e Lucro Real com seus números, e incluindo o custo de cumprir o Lucro Real do jeito certo.

Quais são as obrigações acessórias e exigências contábeis no Lucro Real?

No Lucro Real, você entra em um regime em que a apuração depende da contabilidade e do fiscal funcionando como rotina, sem falhas. 

Isso muda a exigência sobre o seu financeiro, fechamento e a qualidade das informações que a empresa gera.

A empresa passa a depender de escrituração contábil bem feita, com conciliações, critérios consistentes de classificação e documentação organizada para dar base a despesas, receitas, provisões e ajustes. 

Também cresce o peso das obrigações acessórias e dos controles que amarram o que está na contabilidade com o que está no fiscal. 

A empresa precisa manter o fluxo de notas, contratos, centros de custo e lançamentos com mais disciplina, porque o erro interfere diretamente no imposto e cálculo dos créditos tributários. 

Por isso, antes de migrar, vale olhar para o básico com honestidade: 

• Seu financeiro fecha com qualidade, todo mês, com documento e classificação correta?
• Sua operação consegue sustentar essa rotina sem depender de “arrumar depois”? 

Se a resposta for sim, o Lucro Real vira uma possibilidade real de eficiência. 

Se a resposta for não, a migração pode até ser necessária, mas vai exigir um plano de organização junto com ela.

Como preparar sua empresa para migrar do Simples para Lucro Real?

A migração não começa na virada do regime. Ela começa antes, na organização da casa. Quanto mais estruturada a empresa está, menos traumática é a mudança.

O primeiro ponto é o financeiro. Você precisa ter fechamento mensal confiável, com separação clara entre receita, custo e despesa. 

No Lucro Real, classificação errada significa imposto pago a mais. Não tem margem para “ajustar depois”.

O segundo ponto é a contabilidade, que deixa de ser apenas cumprimento e passa a ser base da apuração. 

Isso exige conciliação, controle de documentos, provisões bem feitas e critério naquilo que entra como despesa dedutível.

Também é importante olhar para contratos, compras e faturamento. 

A forma como você contrata serviços, registra despesas e emite notas interfere diretamente na apuração de PIS, Cofins, IRPJ e CSLL. 

Migrar sem revisar esses fluxos costuma gerar perda de crédito e aumento de risco.

Por fim, a decisão precisa vir acompanhada de simulação. É necessário comparar cenários com números reais da empresa, já considerando o custo de cumprir as obrigações do regime novo.

Quais indicadores financeiros devo olhar antes de decidir a migração do Simples para o Lucro Real?

A decisão de sair do Simples e ir para o Lucro Real, definitivamente, não se toma olhando só faturamento. 

Os principais pontos para analisar são:

Os principais pontos a observar são:

1. Margem líquida média dos últimos 12 meses: Esse número mostra quanto sobra depois de custo e despesa e define o impacto de IRPJ e CSLL quando a apuração passa a seguir o lucro contábil.
2. Percentual de despesas operacionais sobre o faturamento: Quanto maior essa proporção, maior o peso das despesas na formação do resultado. Esse indicador interfere diretamente na base tributável no Lucro Real.
3. Histórico mensal de resultado (lucro e prejuízo): Empresas com variação relevante entre meses precisam observar como o imposto se comporta ao longo do ano, especialmente em períodos de lucro comprimido.
4. Volume anual de compras e serviços com potencial de crédito de PIS e Cofins: Aqui entram insumos, energia, fretes, serviços essenciais e outros itens recorrentes. O valor anual dessas despesas ajuda a estimar o impacto da não cumulatividade.
5. Participação de investimentos no resultado: Aquisição de máquinas, equipamentos, tecnologia e expansão estrutural afeta o lucro contábil e precisa ser considerada na projeção do regime.
6. Carga tributária efetiva paga no Simples: A relação entre imposto pago e faturamento anual mostra o peso real do DAS na operação e serve como base de comparação com outros regimes.
7. Qualidade dos relatórios financeiros e contábeis: DRE fechado em dia, classificação consistente e conciliação regular indicam se os números suportam uma simulação confiável.

Com esses indicadores em mãos, dá para simular Simples, Presumido e Lucro Real com o seu número, medir impacto em imposto e em caixa, e decidir com segurança qual regime sustenta a empresa no próximo ciclo.

Tenho que fazer a migração do Simples para o Lucro Real no começo do ano fiscal?

Na maioria dos casos, sim. A regra geral é que a opção por regime tributário aconteça no início do ano-calendário, valendo para todo o exercício.

Isso significa que, quando a migração não é obrigatória, o planejamento precisa ser feito com antecedência. 

Existem exceções quando a empresa é excluída do Simples por obrigação, como no caso de excesso de faturamento ou enquadramento indevido. 

Nessas situações, a saída pode ocorrer no meio do ano, e o novo regime passa a valer imediatamente.

Posso voltar para o Simples Nacional depois de migrar para o Lucro Real?

Depende do motivo da saída e da situação da empresa no momento da tentativa de retorno.

Se a empresa saiu do Simples por opção, e no ano seguinte volta a atender todos os requisitos do regime, é possível solicitar o reenquadramento, respeitando prazos e regras formais.

Agora, se a saída ocorreu por vedação legal, como faturamento acima do limite ou exercício de atividade impeditiva, o retorno só acontece se a causa da exclusão deixar de existir.

Esse ponto é importante porque muita empresa migra achando que pode “testar” o Lucro Real sem consequência. Nem sempre é assim. 

Em alguns casos, o retorno ao Simples fica bloqueado por mais de um exercício.

Antes de migrar, vale deixar claro se essa porta permanece aberta ou não, para evitar decisão sem caminho de volta.

Quanto tempo leva a transição e o que muda no dia a dia da gestão financeira?

A transição formal acontece na virada do regime. A adaptação real leva mais tempo.

Nos primeiros meses, o financeiro sente o impacto de novos controles, maior atenção na classificação de despesas, necessidade de fechar números com mais rigor e diálogo mais próximo com a contabilidade.

A gestão também muda. O empresário passa a olhar com mais atenção para resultado mensal, margem, despesas dedutíveis e impacto tributário das decisões operacionais.

Com o tempo, quando a rotina se estabiliza, a empresa ganha mais clareza sobre seus números. 

Isso costuma melhorar tomada de decisão, mas exige disciplina contínua.

Como uma contabilidade preparada pode orientar a mudança de tributação do Simples para o Lucro Real

Com o vimos, a mudança de tributação Simples para Lucro Real depende da leitura correta da sua operação como um todo.

Uma contabilidade preparada para esse tipo de transição consegue:

• Mapear a carga atual da empresa com base no histórico real de faturamento, margem e imposto pago;
• Simular Simples, Presumido e Lucro Real com os números da empresa, incluindo margem, despesas, créditos e custo de conformidade;
• Identificar onde a empresa perde dinheiro por falta de organização, principalmente em crédito de PIS/Cofins e em classificação de custos e despesas;
• Estruturar processos e cadastros para sustentar o Lucro Real na rotina, sem correr para consertar fechamento no mês seguinte;
• Conduzir a virada com plano e cronograma, definindo o que muda no financeiro, no fiscal e na contabilidade já nos primeiros meses do regime.
  

O Grupo 14D atua exatamente nesse tipo de cenário, com foco em empresas que cresceram, mudaram de patamar e precisam que a tributação acompanhe a realidade do negócio. 

Para saber mais, entre em contato com nossa equipe especializada em Lucro Real e solicite uma reunião de diagnóstico.